Detaljni popis usluga za tehničku organizaciju skupova

Bid

• Podrška u natjecanju za kongres kroz prikupljanje informacija, materijala i dokumenata
• Izrada ponude s posebnim naglaskom na najvažnije elemente
• Diferenciranje ponude u odnosu na druge destinacije kroz kreativna rješenja

Venue

• Odabir destinacije i lokacije prema specifikacijama događanja
• Istraživanje i evaluacija destinacije i lokacije
• Rezervacija potrebnih kapaciteta i pregovaranje cijena i uvjeta

Registration

• Kreiranje i postav registracijskog obrasca sa svim podacima potrebnim za registraciju sudionika(on-line i off-line)
• Primanje on-line registracija i daljnja obrada podataka (za liste sudionika, i akreditacije)
• Individualna komunikacija sa korisnicima (sudionici, izlagači, VIP gosti, osobe u pratnji)
• Redovna izvješća (prema dogovoru)
• Educirano, ljubazno i uslužno osoblje na mjestu događanja
• Priprema registracijskog i info stola
• Naplata nenaplaćenih kotizacija
• Naplata ”on-site” registracija
• Svi potrebni materijali i oprema za rad djelatnika ProConvente (računala za fakturiranje, printeri za printanje računa, računovodstveni software, POS uređaj)
• Korištenje naprednog on-line automatiziranog programa za registracije koji je jednostavan za upotrebu i pruža mogućnosti raznih izvještaja

Financial 

• Upravljanje financijama i izlaznim cijenama u svrhu pokrivanja troškova
• Savjetovanje oko poreznih i zakonskih pitanja
• Detaljno praćenje prihoda i rashoda
• Periodična financijska izvješća (prema dogovoru)
• Izdavanje predračuna, računa za avans i računa (temeljem prijava sudionika)
• Naplata kotizacija i smještaja (bankovnim transferom i kreditnim karticama)
• Uplate prema dobavljačima (dinamikom dogovorenom kroz ugovore)
• Izrada završnog obračuna nakon završetka događanja

Logistics

• Savjetovanje oko strukture događanja
• Poslovno planiranje
• Odabir dobavljača, pregovaranje i ugovaranje
• Organizacija cjelokupne logistike
• Slanje pozivnica i follow up (telefonski ili elektroničkim putem)
• Timeline management
• Produkcija i koordinacija izrade svih materijala za službeni program i izložbeni prostor
• Prijevoz svih materijala, distribucija i špedicija
• On-site koordinacija i organizacija potrebnog osoblja (koordinatori, hostese, tehničari)
• Organizacija postava svih dvorana uključujući postavljanje pozornica s definiranim postavom i sve vrste dekoracija
• Narudžba i koordinacija posluživanja hrane i pića
• Kontrola prolaza
• Evaluacija događanja i anketiranje sudionika

Travel

• Rezervacija karata za avione, autobuse, vlakove ili brodove
• Briga o itinerarima
• Individualni i grupni transferi
• Rezervacija smještajnih kapaciteta (hoteli, kampovi, privatni smještaj)
• Upravljanje kontingentima
• Praćenje uvjeta plaćanja i otkaza
• Individualne i grupne rezervacije
• Briga o potrebama gostiju svih profila

Scheduling

• Izrada detaljnog rasporeda događanja u skladu s mogućnostima lokacija
• Planiranje i koordinacija programa u svima dvoranama
• Koordinacija predavanja, poster sekcija i marketinških prezentacija
• Individualni pristup predavačima i detaljno planiranje njihovog vremena

Technology

• Savjetovanje oko najboljih tehnoloških rješenja za vaše događanje u svrhu promocije, registracija, znanstvenog programa i sponzorskih mogućnosti
• Zakup i koordinacija audio vizualne opreme za konferencijske dvorane
• Zakup i koordinacija opreme za simultano prevođenje

DMC

• Planiranje i izvedba programa za osobe u pratnji
• Planiranje i izvedba dodatnih programa za sudionike (pre i post ture) i izleta
• Rezervacije restorana prema individualnim zahtjevima
• Razne aktivnosti

Events

• Planiranje i izvedba svih društvenih događanja
• Zakup i koordinacija audio vizualne opreme
• Izbor i koordinacija svih vrsta usluga hrane i pića
• Ugovaranje i organizacija nastupa raznih izvođača
• Opremanje pozornice, dekoriranje i branding

Visuals

• Savjetovanje oko vizualnog identiteta kongresa
• Komunikacija s grafičkim i web dizajnerom, dekoraterom i tiskarom
• Narudžba i koordinacija grafičke pripreme, web dizajna i e-marketinških rješenja
• Narudžba, koordinacija i distribucija tiskanog materijala
• Narudžba, koordinacija i distribucija promotivnih materijala
• Narudžba i koordinacija dekoriranja prostora i pozornica

Sponsorship

• Savjetovanje oko sponzorskih paketa
• Priprema dokumentacije za sponzore, od ugovora do računa
• Komunikacija sponzorskih paketa
• Organizacija i nadgledanje implementacije dogovorenih usluga
• Osmišljavanje sponzorskih mogućnosti za promociju od osnovnihweb bannera do vidljivosti u mobilnim aplikacijama i personaliziranih promotivnih poruka

Exhibition

• Potpuna podrška kod organiziranja izložbenog prostora, od dizajna i kreiranja rasporeda do izrade sponzorskih štandova i njihovog postava
• Komunikacija sa sponzorima i izvršenje svih dogovorenih usluga
• Prodaja izložbenog prostora

Marketing 

• Savjetovanje o trendovima u marketingu (u meeting industriji)
• Promocija događanja kroz društvene mreže
• Savjetovanje o marketinškim alatima, pr. newsletteri i internet oglašavanje
• Kreiranje koncepta za promociju na sličnim događanjima

Formals

• Savjetovanje oko viznog režima i asistencija kod pribavljanja viza za strane posjetitelje
• Suradnja sa svim vrstama protokola i provođenje njihovih zahtjeva
• Ishođenje radnih dozvola za strane predavače i izvođače

Advanced

• Ugovaranje i koordinacija sustava za umreženo upravljanje prezentacijama – slide service
• Zakup i programiranje mobilnih aplikacija za on-line rasporede (personalizirana agenda s promjenama u realnom vremenu, informacije o predavanjima i predavačima), interaktivne mape, ankete i chat aplikacije
• Zakup i koordinacija opreme za e-postere i digitalno informiranje
• Kontrola prolaza i praćenje informacija kroz sustav bar kodova illi QR čitača

Abstracts and Papers

• Pomoć oko odabira načina zaprimanja sažetaka (on-line, off-line)
• Savjetovanje oko odabira programa za on-line zaprimanje sažetaka
• Zaprimanje abstrakata i koordinacija procesa ocjenjivanja