Što je PCO?
PCO je skraćenica za ”Professional Congress Organizer” – tvrtku, odnosno agenciju specijaliziranu za organizaciju stručnih i poslovnih skupova. Takva agencija savjetuje Organizacijski odbor ili Upravni odbor neke organizacije ili tvrtke koja želi održati svoj stručni skup (kongres, konferenciju, simpozij ili sl.) i pomaže u svim segmentima organizacije skupa. Koristeći svoja znanja dobivena kroz višegodišnje iskustvo u organiziranju skupova PCO agencija provodi odluke organizatora i asistira u ostvarivanju njegovih ciljeva.
PCO usluge nude i mnoge druge tvrtke kao što su putničke agencije, PR i marketinške agencije, no najčešće su usluge takvih tvrtki određene njihovom primarnom djelatnošću. Te se tvrtke razlikuju od PCO tvrtki u tome što njihov primarni posao nije profesonalna organizacija skupova.
Trebate li PCO?
Ako postoje područja kongresnog menadžmenta u kojima ne možete osigurati znanje, resurse, vrijeme ili tehničke mogućnosti, onda će ih PCO provesti za vas. PCO će također djelovati kao veza između raznih odbora i dobavljača. Organizacijski odbor ili udruženje koje naručuje organizaciju stručnog skupa i dalje će normalno kontrolirati cijelo događanje i kreirati njegovu politiku s PCO agencijom kao voditeljem projekta koji se brine da administracija funkcionira bez problema. Dodatno, PCO pruža savjete u svim aspektima organizacije i partnerski radi s Vama kako bi se osigurao uspjeh Vašeg skupa.
Kada angažirati PCO?
PCO možete angažirati u različitim fazama procesa planiranja. Preporučljivo je da se PCO angažira što ranije budući da se njegovim iskustvom i stručnošću možete osigurati i izbjeći mnoge neočekivane neugodnosti i troškove koji se često pojavljuju tijekom svih faza planiranja skupa.
U najranijim fazama PCO može pružiti savjet, pomoć, znanje i administrativnu podršku u istraživanju destinacije i lokacije (venue), istraživanju izvodljivosti, kao i u kreiranju preliminarnog budžeta, popisivanju dobavljača te razvoju vremenske trake (timeline) za daljnje planiranje i organizaciju Vašeg skupa. PCO također nudi podršku u pripremi i predstavljanju ponuda u natjecanju za skup (uglavnom kongres) na nekoj određenoj destinaciji, pri čemu vrlo često surađuje s kongresnim uredom lokalne turističke zajednice (ukoliko postoji).
Koje su koristi angažmana PCO agencije?
Vrijeme planiranja skupa (lead-time od početnih faza do izvršenja) traje mjesecima ili čak godinama pa shodno tome stvaraju se međusobno razumijevanje i dugotrajni odnosi između PCO agencije, krovne organizacije i lokalnog organizatora.
Suradnja s PCO agencijom tijekom dužeg razdoblja i na višestrukim događanjima omogućuje uspostavu dugoročnog odnosa, stvara kontinuitet u uvjetima isporuke usluga i omogućuje uspostavu partnerskog odnosa između PCO agencije i krovne organizacije. Korist takvog dugoročnog odnosa je ušteda vremena koje bi se inače utrošilo za prikupljanje ponuda, intervjuiranje i angažiranje različitih PCO agencija za svaki pojedini stručni skup. Također, znatno možete uštedjeti vrijeme time što dugoročnog PCO partnera ne morate iznova detaljno izvještavati o prirodi Vaših događanja.
U organiziranju događanja riječ je uglavnom o odnosima; odnosima i međusobnom razumijevanju između PCO agencije i krovne organizacije, uključujući lokalne i druge dionike i podržavatelje. Taj krug odnosa teško je uspostaviti čestom promjenom organizatora skupova.
Postojanje dugoročnog odnosa daje PCO agenciji mogućnost pružanja dodatne vrijednosti. Nastavak poslovnog partnerstva omogućuje PCO agenciji bolje razumijevanje dugoročnih ciljeva klijenta, te je također osposobljava za savjetovanje u pitanjima strateških ciljeva i novih ideja stavljajući svoju stručnost na raspolaganje potrebama organizacije. PCO također može pomoći strateškim pristupom u budućim događanjima, od izvodljivosti do isporuke. Zahvaljujući dugoročnim odnosima s lokalnim dobavljačima, PCO može napraviti znatne uštede u Vašem budžetu.
Kako odabrati PCO agenciju?
PCO koji odaberete bit će onaj koji jasno odgovara Vašim zahtjevima i za kojega imate osjećaj da ćete s njime biti u mogućnosti razviti partnerski odnos. Također, važno je znati s kime ćete surađivati pa je preporučljivo posjetiti ured PCO agencije kako biste se upoznali s timom koji će Vam biti dodjeljen.
Nakon što odaberete PCO agenciju trebali biste napraviti pisani ugovor koji će sadržavati specifikacije posla i odgovornosti koje prepuštate agenciji. Većina PCO agencija ima standardni, uobičajeni ugovor koji će Vam poslati da ga razmotrite, no bilo bi dobro da Vaš pravni predstavnik takav ugovor pregleda i ustanovi jesu li Vaši interesi odgovarajuće i propisno zaštićeni.
PCO može preuzeti brigu o Vašim poslovima u mjeri i rasponu kojem god Vi zaželite. Važno je odlučiti koje su usluge Vama potrebne kako bi se mogla formirati ponuda za suradnju.
