Organizacija i upravljanje događanjima pripadaju industriji koja je globalno poznata kao MICE industrija (Meetings, Incentives, Conferences, Events/Exhibitions) i u kojoj profesionalni eventmanageri za svoje klijente organiziraju razne oblike stručnih skupova (kongresi, konferencije, radionice, sastanci) i korporativnih događanja – domjenci, gala večere, svečana otvorenja i predstavljanja, team building programi, incentive putovanja.
Klijenti iz raznih polja poslovnog svijeta odabiru agencije kao organizatore svojih događanja upravo zbog agencijske stručnosti u segmentu organizacije kao i posredovanja između raznih zainteresiranih dionika (dobavljači, zajednica, sponzori i pokrovitelji, uzvanici / sudionici, mediji i sl.)
Klijentu je prioritet njegov primarni posao
Klijent zapravo ima manjak vremena za samostalnu organizaciju složenijih događanja zbog svoje primarne djelatnosti. Prednost angažiranja stručnog organizatora jest u tome što će agencija poslu organizacije događanja pristupiti detaljno i s punim radnim vremenom jer joj je to primarna djelatnost, a Vi ćete pritom rasteretiti sebe i svoje zaposlenike dodatne obveze i posvetiti se svom pravom poslu.
Angažiranjem profesionalnog organizatora, klijent efikasno koristi svoje radno vrijeme i uvelike smanjuje razinu stresa koju donosi organizacija velikih događanja
Primjerice, zašto bi Vaša poslovna tajnica organizirala sve detalje gala večere ako ima prenatrpan raspored u svom primarnom opisu posla? Zašto bi se Vaš IT specijalist bavio organizacijom smještaja i transfera Vaših uzvanika, ako se treba posvetiti IT rješenjima. Zašto bi Vaš voditelj financija kontaktirao i pribavljao dobavljače za konferenciju i pregovarao s njima kada je zauzet obračunima Vašeg poslovanja. Na koncu, zašto biste se Vi, kao naručitelj, bavili stvarima koje će zbog detalja sigurno omesti Vaš raspored rada i svakodnevne dužnosti?
Za to postoje usluge agencije kojoj je glavna djelatnost organizacija i planiranje svih detalja Vašeg događanja. Nama kao agenciji event management je primarna djelatnost.
Drugi veliki razlog zbog čega biste trebali angažirati specijaliziranu agenciju za organizaciju vaših događanja je naše poznavanje „tajni“ MICE industrije., U slučajevima kada klijent samostalno organizira događanje, neiskustvo i nepoznavanje tih ”tajni” često mogu dovesti do primjene provjerenog pristupa i organizacije konvencionalnog eventa, odnosno do efekta „već viđenog“.
Pod tim „tajnama“ naše industrije smatramo, osim iskustva naravno, široku bazu poznanstava u industriji te praćenje stanja na tržištu i globalnih trendova. Povezanost agencije s dobavljačima kao što su hoteli, restorani, kongresne, koncertne i sportske dvorane, autoprijevoznici, tiskare, dizajneri, glazbeni sastavi i svi ostali izvođači itd. na području cijele Hrvatske, a i šire, sigurno će podići Vaše događanje na višu razinu.
Agencijski kreativni tim ima misiju da svako događanje bude posebno, drugačije i prilagođeno Vama kao klijentu – kako zbog Vašeg zadovoljstva, tako i zbog vlastitog kreativnog zadovoljstva.
Također, agencija će Vam često zbog pregovaranja ali i ugovornih odnosa s partnerskim dobavljačima, ponuditi niže cijene od onih koje biste dobili izravno od dobavljača.
Prepustite organizaciju stručnjacima, a vi uživajte u eventu s Vašim uzvanicima
Zbog složenosti svih faza planiranja (analiza, priprema, planiranje, marketing i PR, produkcija, evaluacija…) organizacija takvih događanja zahtjevan je posao koji traži puno radno vrijeme, mnogo organizacijskog iskustva i široku bazu kontakata unutar event management industrije. Klijenti, odnosno korisnici agencijskih usluga, zbog prirode svoga pravoga posla, ne stignu sve elemente uzeti u obzir i prepuštaju veliki dio brige o eventu upravo agenciji kao profesionalnom organizatoru.