Što treba imati na umu prilikom planiranja događanja kako bi se svladale poteškoće i prepreke?
Svakome tko se bavi organizacijom događanja, tj. event managementom jasno je da je taj proces kompliciran i detaljan posao koji uključuje brigu o mnoštvu segmenata. Priroda takvog projekta nalaže pomno planiranje, no često dolazi do promjene prvotnih planova što je u ovom poslu uobičajeno zbog ljudskog faktora ali i zbog drugih elemenata u procesu planiranja koji nikad nisu fiksni. Svatko tko je radio na organizaciji događanja jako dobro zna da ukoliko se svi varijabilni elementi i rizici ne uzmu u obzir s najvećom pažnjom, vrlo lako na samom eventu može doći do nepredviđenog i neželjenog ishoda, najblaže rečeno: neugodnog iznenađenja pa čak i do fijaska.
Detektiranje rizika – upravljanje rizicima
Zato je potrebno na vrijeme predvidjeti sve moguće prepreke. Upravljanje rizicima je proces koji je značajno povezan s vremenom! Za kvalitetno upravljanje rizicima treba uzeti dovoljno vremena unaprijed kako bi se kvalitetno i na vrijeme detektirali svi mogući rizici na vašem događanju, te kako bi se pravovremeno pronašlo rješenje ili plan B u slučaju da se rizik i ostvari. Ključno trojstvo bili bi: planiranje, rizici i vrijeme.
Ukratko: planirajte unaprijed! Provjerite sve dvaput. Detaljno i dovoljno rano kako biste imali vremena za rješenje problema.
Aplikacije za planiranje!
Danas postoje brojni softveri za event management koji u našem digitalnom dobu znatno pomažu u bilježenju svih potrebnih informacija prilikom organizacije događanja. Iskoristite sve prednosti digitalnog upravljanja projektima. Osim što se nećete izgubiti u brojnim papirima te ćete time bolje organizirati svoje radno vrijeme, manjim korištenjem papira činite uslugu i prirodi.
Lanac upravljanja projektom
Kako bi se u što većoj mjeri smanjila mogućnost pojave neželjenih komplikacija, u projektnom timu treba biti uspostavljen jasan lanac upravljanja, tzv. chain of command, koji će osigurati to da je svaki član organizacijskog tima upoznat sa svojim ovlastima, obvezama i dužnostima. To naravno zahtijeva i uspostavu adekvatne komunikacije među osobljem, kao i osiguranje kvalitetnih i prikladnih resursa te ljudstva s odgovarajućim vještinama (tim, dobavljači, materijali). Prije svega, lanac upravljanja projektom (organizacija eventa) mora biti sastavljen od kvalitetnog ljudstva – iskusnih event plannera. Kad je tim sastavljen od iskusnih ljudi s jasnom međusobnom komunikacijom od kojih svatko zna svoj posao i zadatke, znatno se smanjuju mogućnosti za neugodna iznenađenja na eventu.
Sigurnosni plan eventa
Na svakom većem okupljanju postoji mogućnost potrebe za nekim oblikom hitne intervencije. Bilo da nekome od uzvanika pozli ili dođe do požara – za event treba pripremiti sigurnosni plan i to je pogotovo bitno za veliko događanje. Jeste li angažirali dežurnog doktora za hitnu medicinu? Netko od uzvanika mogao bi razrezati ruku na slomljeno staklo. Angažirali ste zaštitare? Konzultirali ste se s lokacijom o planu evakuacije i taj plan prošli s Vašim osobljem?
Česti problemi na događanjima
1. Problemi s tehnikom: razglas nije dovoljan, mrikrofon ne radi, rasvjeta se ne može prilagoditi, problemi s internetom… Prije svega, treba biti upoznat s dobavljačem audio/video i rasvjetnih usluga. Kvalitetan, iskusan i pouzdan dobavljač ključ je uspjeha. Što se tehničke opreme tiče, uvijek je bolje doći prije događanja na lokaciju zajedno s tehničarima i pregledati prostor, isplanirati pozicije za ozvučenje i rasvjetna tijela. Također, na dan događanja dobro je doći mnogo ranije i na vrijeme napraviti tehničku i generalnu probu kako bi se maksimalno otklonile mogućnosti zatajenja opreme. Komunikacija je opet jako važna; s nadležnim osobljem lokacije treba provjeriti kvalitetu internetske veze, ograničenja i prednosti prostora i sve ostalo.
2. Izostanak sudionika (no-show): Ako u zadnji tren važan uzvanik na vašoj gala večeri ili pozvani predavač na vašoj konferenciji otkaže prisustvo – možete se naći u nezgodnoj situaciji. Ali ne i ako imate plan B, odnosno ako u rezervi imate osobu koja će „uskočiti“ i održati govor umjesto osobe iz prvotnog plana. Često se zna dogoditi da važan gost bude spriječen, ali ako to što prije možete saznati onda ste u određenoj prednosti. Zato s ključnim uzvanicima treba često biti u kontaktu, a pogotovo zadnjih dana pred event. Gore od nedolaska ključnog uzvanika je nedolazak znatnog broja ostalih uzvanika. Planirali ste gala večeru vaše tvrtke i rezervirali kapacitete za 200 osoba, a zadnjih nekoliko dana prije događanja 50 osoba je otkazalo dolazak? Da bi se takvo što spriječilo ili barem što više ublažilo, bolje je napraviti overbooking od 20% jer uvijek možete očekivati 20% otkaza. Prije svega: Promote it well! U marketing i PR eventa treba uložiti određena sredstva i dobro ga promovirati kako bi se povećao interes uzvanika.
- Neočekivane promjene vremena: vremenske (ne)prilike znatno utječu na odvijanje vašeg događanja. Ako organizirate božićni domjenak, pa ste zbog zimskog vremena odabrali zatvoreni prostor – onda ne trebate brinuti o vremenskim uvjetima. No, većina događanja (team building, incentive, konferencije, promotivni eventi) događaju se na proljeće, ljeto ili jesen. U Hrvatskoj je pretežno toplo u tim godišnjim dobima i većina događanja organizira se na otvorenom. Npr. konferencije i kongresi osim radnog dijela imaju i društveni program koji se odvija na otvorenom (piće dobrodošlice, gala večera, izlet…). Zamislite katastrofu: organizirali ste gala večeru na otvorenom za 400 uzvanika konferencije, a taj dan vas iznenadi kiša! Usput: hotelska sala je zauzeta jer je niste rezervirali na vrijeme? Treba planirati unaprijed i biti ispred vremena. U svakom smislu.
- Dugi redovi: Vaši uzvanici dugo čekaju u redovima za registraciju, garderobu, za švedskim stolom? Možda niste rasporedili dovoljno osoblja ili niste dobro isplanirali raspodjelu prostora? Osim vašeg osoblja, važno je u proces registracije sudionika uvesti i tehnologiju. Danas postoje digitalni sustavi za brzi check-in uzvanika. Također, kako bi se izbjeglo stvaranje „uskog grla“, dobro je na vrijeme isplanirati kretanje grupe i optimalno iskoristiti kapacitete prostora kako bi se osigurao nesmetan protok ljudi.
- Problemi s hranom: nedovoljno hrane i pića, jelo dolazi hladno, slijedovi kasne, dugo se čeka na jelo, grupni meni nije onaj koji ste naručili, nema dovoljno konobara… Ovo su problemi koji se često događanju na eventima i u ovim situacijama također vrijedi pravilo „bolje spriječiti nego liječiti“. Važna je dobro uspostavljena i jasna komunikacija s osobljem hotela, restorana ili cateringa. Na dan događanja sve rezervacije i dogovorene usluge treba provjeriti dvaput.
- Nesporazumi oko zabavnog programa: bend gasi glazbu u ponoć jer je tako dogovoreno, a atmosfera je još „živa“ i ne želite upropastiti zabavu uzvanicima? Osoblje lokacije (npr. hotel) iznenada kaže da program mora završiti u 01:00 zbog drugih gostiju? To su stvari koje je trebalo imati na umu i ispregovarati dosta ranije, tako da se na vrijeme nađe pogodna lokacija i uvjeti za vaš event. Također što se benda tiče, jasno je da neće ostati svirati pod istim uvjetima ako niste ranije dogovorili više tarifa: do ponoć, nakon ponoć, dodatna svirka po satu itd.
- Ostalo za imati na umu: nedostatak osoblja (Vaši zaposlenici na eventu obavljaju funkciju hostesa umjesto da se druže sa gostima), prenatrpan prostor, nema podija za ples, nema opcije za pušače i brojne druge sitnice.Zaključak
Ovo su uobičajeni scenariji koji se pojavljuju, ali to ne znači da u svojim rukama ne možete zadržati kontrolu nad njima, spriječiti ih ili barem što više smanjiti njihove negativne učinke. Bitno je paziti na sve ono što bi moglo poći po zlu, uvijek imati plan B i uvijek osigurati dovoljno vremena. Ako smatrate da zbog prirode posla Vaše tvrtke ili organizacije nećete moći paziti na sve elemente organizacije Vašeg eventa, obratite se agenciji koja se profesionalno bavi organizacijom korporativnih događanja i stručnih skupova. Prednost korištenja agencijskih usluga u organizaciji Vaših događanja je u agencijskim iskustvima s raznim dobavljačima. Uspješna protekla suradnja s brojnim pouzdanim dobavljačima jamče kvalitetu izvedbe i na Vašem eventu. Osim toga, takve agencije imaju mnogo iskustva s detektiranjem i suočavanjem s različitim problemima, te vam pravovremeno mogu ponuditi prava rješenja.